Mỗi Công chứng viên của Virginia đều tuyên thệ nhậm chức, một phần trong đó nêu rõ họ sẽ tuân theo một bộ hướng dẫn cụ thể khi công chứng tài liệu. Xác nhận của Công chứng viên có thể bị từ chối vì nhiều lý do, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• không có sự xác nhận thích hợp trên mỗi tài liệu được trình bày (tuyên bố công chứng phải phản ánh nội dung được công chứng. tức là – chữ ký hoặc bản sao y bản gốc);
• không nêu rõ tiểu bang và thành phố/quận nơi văn bản được thực hiện;
• số đăng ký của công chứng viên bị thiếu hoặc không đúng;
• ngày hết hạn của công chứng viên bị thiếu hoặc không chính xác;
• con dấu hoặc con dấu công chứng bị mất hoặc không đúng;
• con dấu của công chứng viên không khớp chính xác với tên được ủy quyền của họ. Bạn có thể xác minh thông tin hoa hồng cho công chứng viên của bạn tại đây Xác minh hoa hồng công chứng viên
• công chứng viên không ký tên vào văn bản công chứng;
• ngày công chứng trên tài liệu đã quá 12 tháng;
• tài liệu không có ngày tháng;
• giấy xác nhận của công chứng phải bằng tiếng Anh;
• toàn bộ công chứng phải nằm trên cùng một trang; hoặc
• các mục bắt buộc phải công chứng phải được liệt kê như một phần của công chứng chứ không chỉ được đưa vào trong tài liệu.
• tài liệu là bản sao chụp của bản công chứng.

Để tránh chậm trễ trong quá trình xử lý, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ các tài liệu trước khi nộp cho Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung để xác minh mọi thông tin đều chính xác và đầy đủ. 

Vui lòng xem lại trang Loại tài liệu để biết thông tin về các tài liệu được chấp nhận.

Một tài liệu Hồ sơ quan trọng có thể bị từ chối vì nhiều lý do, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• tài liệu này không được Sở Hồ sơ quan trọng của Virginia cấp trong vòng 12 tháng qua. Để có được tài liệu mới, vui lòng truy cập trang web Hồ sơ quan trọng (Sở Hồ sơ quan trọng của Virginia), liên hệ với họ qua điện thoại theo số 804-662-6200 hoặc đến DMV địa phương của bạn;
• tài liệu này là bản sao ảnh của Hồ sơ quan trọng;
• tài liệu đã bị thay đổi hoặc bị giả mạo;
• tài liệu đã được công chứng. Theo luật, Công chứng viên Virginia không thể công chứng Hồ sơ quan trọng;
• tài liệu được cấp bên ngoài Virginia; hoặc
• tài liệu đã được ban hành quốc tế

Vui lòng xem lại trang Loại tài liệu để biết thông tin về các tài liệu được chấp nhận.

Một tài liệu của Tòa án có thể bị từ chối vì nhiều lý do, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Tài liệu này cũ hơn 12 tháng;
• tài liệu không có Giấy chứng nhận hồ sơ chính thức/Con dấu ba lớp;
• tên của thư ký tòa án/phó thư ký tòa án không rõ ràng;
• văn bản này được cấp bởi một tòa án ngoài tiểu bang;
• văn bản này được tòa án liên bang ban hành;
• ngày cấp giấy tờ bị thiếu; hoặc
• tài liệu là bản sao.

Vui lòng liên hệ với tòa án nơi cấp giấy tờ cho bạn để xin giấy tờ chính xác dùng cho mục đích xác thực quốc tế. Luật pháp Virginia cấm công chứng hồ sơ quan trọng (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực). 

Vui lòng xem lại trang Loại tài liệu để biết thông tin về các tài liệu được chấp nhận.

Các giấy tờ do Tòa án hoặc Sổ hộ tịch cấp không được công chứng. Không có ngoại lệ. Các giấy tờ này phải được cấp trong vòng 12 tháng trở lại đây. 

Ví dụ về các tài liệu đó là:

Hồ sơ quan trọng (khai sinh, tử vong, kết hôn, ly hôn, tình trạng độc thân)

Hồ sơ kết hôn do Tòa án Virginia cấp. Tài liệu của Tòa án cấp quận phải có Giấy chứng nhận hồ sơ chính thức/Con dấu ba lớp. Ngày tháng phải được thể hiện trên tài liệu cùng với chữ ký và tên in của (Phó) Thư ký Tòa án.

Virginia đã ban hành các văn bản của tòa án quận (phán quyết ly hôn, đổi tên, tình trạng độc thân) 

Ủy ban Tổng công ty Nhà nước từ một Tiểu bang/Quốc gia khác

Để văn bản công chứng của bạn được chứng thực, công chứng viên phải cung cấp đủ cả bảy mục.

• Tên của quận hoặc thành phố độc lập nơi văn bản được ký;
• ngày công chứng văn bản;
• tuyên bố công chứng – nội dung được công chứng (tức là chữ ký, bản sao y bản gốc hoặc lời tuyên thệ);
• chữ ký của công chứng viên;
• ngày hết hạn ủy quyền công chứng (tháng, ngày, năm);
• số đăng ký của công chứng viên;
• con dấu công chứng có thể sao chép bằng ảnh của công chứng viên có tên trùng khớp chính xác với hồ sơ của chúng tôi.

Bạn có thể xác minh tên công chứng viên của bạn tại đây. Nó phải khớp chính xác với hồ sơ của chúng tôi.

Chấp nhận các tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau nhưng công chứng phải bằng tiếng Anh.

• Không, chúng tôi chỉ có thể xác thực hoặc chứng nhận những giấy chứng nhận do Sở Hồ sơ quan trọng của Virginia cấp.

• Không, chúng tôi chỉ có thể xác thực hoặc chứng nhận các tài liệu có chữ ký của Công chứng viên hoặc Thư ký Tòa án Virginia.