Trước khi trình giấy tờ lên Văn phòng công chứng, giấy tờ phải có chữ ký hợp lệ (chỉ chữ ký gốc) và/hoặc giấy chứng nhận kèm theo. Mọi thư từ nộp cho Văn phòng xác thực phải bao gồm Thư giới thiệu và lệ phí thích hợp.

Đảm bảo mỗi tài liệu được cố định bằng ghim bấm hoặc kẹp giấy. Chúng tôi không thể xác định cách sắp xếp các trang cho tài liệu của bạn.

Phí xác thực tài liệu là $ 10.00 cho mỗi tài liệu (không phải cho mỗi trang), thanh toán cho Bộ trưởng Khối thịnh vượng chung. Nếu có nhiều tài liệu do cùng một viên chức nhà nước (công chứng viên, phó thư ký, v.v.) ký vào cùng một ngày cho cùng một quốc gia, thì phí là $ 10.00 cho tài liệu đầu tiên và $ 5.00 cho mỗi tài liệu bổ sung. Số tiền thanh toán quá mức là 5 đô la hoặc ít hơn sẽ không được hoàn lại.

Séc và lệnh chuyển tiền phải được thanh toán cho Bộ trưởng Khối thịnh vượng chung.

Hiện tại chúng tôi chỉ tiếp nhận xử lý theo lịch hẹn trước. Bạn phải đặt lịch hẹn qua trang web của chúng tôi www.commonwealth.virginia.gov và vào Tài liệu chính thức rồi kiểm tra Xác thực và làm theo hướng dẫn của Hệ thống lên lịch hẹn. Văn phòng của chúng tôi không thể sắp xếp lịch hẹn cho bạn; lịch hẹn chỉ có thể được thực hiện thông qua trang web.

Thời gian hẹn có thể là từ thứ Hai đến thứ Năm. Bạn sẽ bị giới hạn ở 20 tài liệu hoặc ít hơn trong cuộc hẹn của mình. Giấy tờ của bạn phải chính xác để chúng tôi có thể xác thực chúng.

Do không gian có hạn, chúng tôi yêu cầu bạn chỉ nên giới hạn nhóm của mình không quá hai người khi đến đúng giờ hẹn.

Nếu bạn không có cuộc hẹn, bạn sẽ không được khám. Không có ngoại lệ.

Thời gian hẹn chỉ dành cho cử tri. Các tài liệu do công ty chuyển phát nhanh và công ty chứng thực/xác thực chuyển đến sẽ không được xử lý theo lịch hẹn. Chúng tôi sẽ cung cấp hộp đựng hồ sơ để đựng các tài liệu được chuyển phát bởi các công ty chuyển phát nhanh/xác thực. Các tài liệu để lại trong hộp thư sẽ chỉ được trả lại qua đường bưu điện; chúng tôi sẽ không sắp xếp dịch vụ đến lấy.

Bạn phải cung cấp thư xin việc và dịch vụ trả lời thư đã ghi rõ địa chỉ và đã thanh toán trước (UPS, FedEx, USPS, v.v.). Các tài liệu sẽ được xử lý và trả lại trong thư trả lời được cung cấp trong vòng 5 đến 7 ngày làm việc. Thiếu thông tin/thiếu lệ phí hoặc giấy tờ được công chứng/phát hành không đúng quy định sẽ dẫn đến việc trả lại giấy tờ để chỉnh sửa. Lý do từ chối sẽ được ghi trong tài liệu. Không cung cấp thông báo từ chối trước.

*Ghi chú

Tất cả các giấy tờ phải đáp ứng các yêu cầu xác thực khi bạn đến. Vui lòng xem xét kỹ các yêu cầu và lý do từ chối. Nếu có bất kỳ vấn đề nào với tài liệu, chúng tôi sẽ không xử lý. Bạn cần phải lên lịch một cuộc hẹn khác hoặc làm theo hướng dẫn gửi qua thư.

Có, chúng tôi có thể sắp xếp lịch hẹn. Thời gian còn trống được hiển thị trên liên kết lên lịch bên dưới. Thời gian hẹn được giới hạn cho từng thành phần và không được phép sắp xếp bởi các công ty hoặc đơn vị chuyển phát nhanh.

Văn phòng của chúng tôi đóng cửa vào tất cả các ngày lễ liên bang và tiểu bang. Thời tiết và tình trạng đóng cửa khẩn cấp sẽ ảnh hưởng đến sự chậm trễ và đóng cửa của “Văn phòng Tiểu bang Virginia – khu vực Richmond”.

Lên lịch cuộc hẹn

Mỗi cuộc hẹn có thể chấp nhận tối đa 20 tài liệu.

Do không gian có hạn, chúng tôi yêu cầu bạn chỉ nên giới hạn nhóm của mình không quá hai người.

Tất cả người lớn khi vào tòa nhà đều phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ do chính phủ cấp.

Chúng tôi có thể xử lý hầu hết các giấy tờ xác thực ngay trong ngày hẹn miễn là chúng được công chứng/phát hành hợp lệ. Hãy đảm bảo đọc kỹ các yêu cầu trên trang web này và xác minh tính chính xác của các giấy tờ trước thời gian hẹn.

Nếu tài liệu không được công chứng/phát hành đúng quy cách, chúng tôi sẽ không thể cung cấp chứng thực.

Vui lòng xem lại trang Loại tài liệu để biết thông tin về các tài liệu được chấp nhận.

Có, bạn có thể gửi tài liệu đến văn phòng của chúng tôi để xử lý.

Thời gian xử lý chung cho các gói hàng gửi qua thư là 7-10 ngày làm việc kể từ khi bạn gửi tài liệu - vui lòng lên kế hoạch phù hợp. Bao gồm Thư xin việc, thư trả lời có ghi địa chỉ và đã thanh toán trước để trả lại tài liệu và các khoản phí bắt buộc. Chúng tôi chỉ có thể kiểm tra trạng thái của tài liệu sau khi 7-10 ngày đã trôi qua.

Các tài liệu được nộp mà không có phong bì trả lời và/hoặc tem bưu chính sẽ được Bưu điện Hoa Kỳ gửi trả theo hình thức chuyển phát thường lệ, không theo dõi, cho người nộp tài liệu. 

Nếu bưu phí trả lại vượt quá 2 đô la phí gửi thư, Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung có thể liên hệ với người yêu cầu để lấy bưu phí trước khi trả lại tài liệu.

Nếu bạn đang sử dụng FedEx, UPS, USPS Priority, USPS Express Mail hoặc bất kỳ hãng chuyển phát thư nào khác có thể theo dõi được, hãy đảm bảo lưu lại thông tin theo dõi cả khi gửi đến và đi từ văn phòng của chúng tôi để bạn có thể theo dõi tiến trình giao hàng.

Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung không chịu trách nhiệm về các phong bì hoặc bưu kiện bị thất lạc trong quá trình vận chuyển đến và đi từ văn phòng của chúng tôi.

Địa chỉ gửi thư:

Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung
Bộ phận Xác thực
1111 Phố East Broad, Tầng 1
Richmond, VA 23219

Hãy đảm bảo đọc kỹ các yêu cầu trên trang web này và xác minh tính chính xác của các giấy tờ trước khi gửi giấy tờ. Nếu tài liệu không được công chứng/phát hành đúng quy cách, chúng tôi sẽ không thể cung cấp chứng thực.

Vui lòng xem lại trang Loại tài liệu để biết thông tin về các tài liệu được chấp nhận.

Văn phòng của chúng tôi tọa lạc tại trung tâm thành phố Richmond, số 1111 East Broad Street, Tầng 1 , Richmond, VA 23219 đối diện Bệnh viện MCV trong Tòa nhà Patrick Henry. Lối vào công cộng nằm ở phía sau tòa nhà. 

Tất cả người lớn khi vào tòa nhà đều phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ do chính phủ cấp.

Xin lưu ý: Tòa nhà của chúng tôi không có bãi đậu xe công cộng. Có nhiều bãi đậu xe và bãi đỗ xe trong phạm vi vài tòa nhà. Hãy đảm bảo dành đủ thời gian để tìm chỗ đậu xe và đi bộ đến tòa nhà của chúng tôi trước giờ hẹn.

Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu xác thực. Người yêu cầu không cần phải có quan hệ với bất kỳ người nào được nêu tên trong tài liệu.

Vui lòng kèm theo nhãn vận chuyển đã thanh toán trước và ghi rõ địa chỉ để gửi trả tài liệu qua đường bưu điện thông thường hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh.

Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung có lịch trình lấy hàng hàng ngày cho UPS cũng như FedEx Express. Nếu bạn muốn sử dụng “Giao hàng đường bộ” cho FedEx, sau khi xử lý xong tài liệu, chúng tôi sẽ liên hệ với FedEx Ground để đến lấy hàng.

Nếu bạn đang sử dụng FedEx, UPS, USPS Priority, USPS Express Mail hoặc bất kỳ hãng chuyển phát thư nào khác có thể theo dõi được, hãy đảm bảo lưu lại thông tin theo dõi cả khi gửi đến và đi từ văn phòng của chúng tôi để bạn có thể theo dõi tiến trình giao hàng.

Các tài liệu được nộp mà không có phong bì trả lời và/hoặc tem bưu chính sẽ được Bưu điện Hoa Kỳ gửi trả theo hình thức chuyển phát thường lệ, không theo dõi, cho người nộp tài liệu. 

Nếu bưu phí trả lại vượt quá 2 đô la phí gửi thư, Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung có thể liên hệ với người yêu cầu để lấy bưu phí trước khi trả lại tài liệu.

Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung không chịu trách nhiệm về các phong bì hoặc bưu kiện bị thất lạc trong quá trình vận chuyển đến và đi từ văn phòng của chúng tôi.

Nếu đã quá 10 ngày làm việc kể từ khi bạn gửi tài liệu, bạn có thể liên hệ với văn phòng của chúng tôi để kiểm tra trạng thái. Vui lòng cung cấp tên người yêu cầu (như được liệt kê trên thư giới thiệu), quốc gia đích, ngày gửi tài liệu và thông tin theo dõi (nếu có) cho kiện hàng của bạn. Gửi yêu cầu qua email đến công chứng viên@governor.virginia.gov