Tìm hiểu về việc trở thành Công chứng viên điện tử
Để trở thành công chứng viên điện tử, trước tiên bạn phải là công chứng viên được ủy quyền của Virginia. Nếu hiện tại bạn không phải là công chứng viên được ủy quyền tại Virginia, vui lòng điền đơn đăng ký có trên trang web công chứng của Bộ trưởng Khối thịnh vượng chung. Sau khi nhận được giấy chứng nhận ủy quyền từ tòa án cấp quận, bạn có thể nộp đơn xin trở thành công chứng viên điện tử.
Một $45.00 Phí(không hoàn lại) phải kèm theo Đơn xin công chứng điện tử của bạn, được nộp thông qua thanh toán trực tuyến bằng thẻ Visa, Mastercard hoặc American Express khi kết thúc đơn xin trực tuyến.
HƯỚNG DẪN QUAN TRỌNG - VUI LÒNG ĐỌC VÀ HIỂU
Điều quan trọng là bạn phải nắm rõ những thông tin sau đây trước khi nộp đơn xin trở thành công chứng viên điện tử.
Có thể hữu ích cho bạn khi đọc lại các trang 6-9 của 2024 Sổ tay công chứng và Tiêu chuẩn đảm bảo công chứng điện tử, trong đó có các yêu cầu về con dấu/con dấu điện tử, trước khi tiến hành nộp đơn.
LƯU Ý: Đơn xin công chứng điện tử yêu cầu bạn cung cấp số hiệu công chứng, địa chỉ email hợp lệ và tên của bạn theo đúng như trên giấy chứng nhận công chứng hiện tại của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về cách đọc tên ủy ban công chứng hiện tại của mình, hãy gửi email yêu cầu tới notary@governor.virginia.gov
Theo § 47.1-7 của Bộ luật Virginia, mỗi ứng viên muốn trở thành Công chứng viên điện tử phải nộp biểu mẫu đăng ký bao gồm các thông tin sau:
- Họ tên hợp pháp và tên công chứng chính thức đầy đủ của người nộp đơn.
- Mô tả chung về công nghệ hoặc các công nghệ mà người nộp đơn sẽ sử dụng để tạo chữ ký điện tử khi thực hiện các hành vi chính thức với tư cách là Công chứng viên điện tử. Nhà cung cấp phần mềm/phần cứng mà bạn chọn sử dụng có thể hỗ trợ bạn bằng cách cung cấp mô tả này.
- Chứng nhận tuân thủ với Bộ trưởng Khối thịnh vượng chung với các tiêu chuẩn công chứng điện tử được xây dựng theo § 47.1-6.1, Và
- Địa chỉ email hợp lệ .
Mỗi người nộp đơn phải ký vào Đơn xin công chứng điện tử bằng chữ ký điện tử được mô tả trong biểu mẫu, bao gồm mọi hướng dẫn giải mã, mã, khóa hoặc phần mềm cho phép đọc và xác minh chữ ký. Chữ ký điện tử của công chứng viên có ghi tên công chứng viên phải trùng với tên ghi trên giấy ủy quyền công chứng. Đơn có chữ ký của người nộp đơn xin công chứng điện tử phải được chuyển điện tử tới Bộ trưởng Khối thịnh vượng chung.
Công chứng viên điện tử sử dụng chứng thư số để ký số các văn bản điện tử cần công chứng. Chữ ký và con dấu chính thức của công chứng viên bao gồm cả chữ ký số và hình ảnh hoặc văn bản trên tài liệu điện tử có chứa các thông tin sau:
- tên công chứng viên điện tử (như được hiển thị trên giấy ủy quyền của công chứng viên)
- số đăng ký công chứng viên điện tử
- các từ “Công chứng viên điện tử”
- những từ “Khối thịnh vượng chung Virginia”
- ngày hết hạn ủy quyền của công chứng viên điện tử.
Nếu người nộp đơn được chấp thuận là Công chứng viên điện tử và áp dụng công nghệ khác hoặc công nghệ cập nhật để thực hiện các hành vi điện tử trong thời gian ủy quyền của công chứng viên, bạn phải thông báo cho Thư ký bằng phương tiện điện tử trong vòng 90 ngày kể từ ngày cài đặt hoặc sử dụng công nghệ hoặc các công nghệ cập nhật đó và cung cấp mô tả tóm tắt về công nghệ đó.
Bảo mật và kiểm soát chữ ký công chứng điện tử
- Công chứng viên điện tử được phê duyệt phải thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo rằng bất kỳ thiết bị đã đăng ký nào được sử dụng để tạo chữ ký điện tử đều là thiết bị hiện hành và chưa bị thu hồi hoặc chấm dứt bởi nhà cung cấp phần mềm hoặc phần cứng cung cấp chữ ký điện tử cho Công chứng viên điện tử.
- Công chứng viên điện tử phải giữ sổ đăng ký điện tử và chữ ký/con dấu điện tử của mình dưới sự kiểm soát độc quyền và không được phép cho bất kỳ công chứng viên hoặc người nào khác sử dụng chúng. Công chứng viên điện tử chỉ được sử dụng chữ ký công chứng điện tử của mình để thực hiện các hành vi công chứng điện tử.
- Nếu Công chứng viên điện tử phát hiện sổ đăng ký, chữ ký điện tử hoặc chữ ký hoặc con dấu công chứng vật lý hoặc điện tử của mình bị mất, bị đánh cắp hoặc có thể bị người khác ngoài công chứng viên sử dụng, Công chứng viên điện tử phải
- thông báo cho cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trong trường hợp trộm cắp hoặc phá hoại,
- và thông báo cho Bộ trưởng Khối thịnh vượng chung bằng văn bản có chữ ký của tên chính thức của công chứng viên theo giấy ủy quyền của công chứng viên.
Ứng dụng Công chứng trực tuyến
Sau khi bạn đã thu thập đủ dữ liệu cần thiết để hoàn tất đơn đăng ký, bạn sẽ tìm thấy đơn đăng ký bằng cách truy cập vào:
https://soc-notary.azurewebsites.net
Quy trình xem xét đơn đăng ký
Quá trình nộp đơn chưa hoàn tất và đơn của bạn sẽ không được xem xét cho đến khi Văn phòng Thư ký Khối thịnh vượng chung nhận được Đơn xin công chứng điện tử, trang chữ ký bao gồm con dấu công chứng điện tử và khoản thanh toán.
Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn như thế nào
Nếu đơn đăng ký của bạn được chấp thuận, bạn sẽ nhận được email xác nhận.
Nếu Đơn đăng ký của bạn không được chấp thuận, bạn sẽ nhận được thông báo qua email nêu rõ lý do.